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Entspanntes Arbeiten – trotz vollgepackter To-Do Liste

Es war soweit: Schon wieder war ich an dieser Schwelle des Sonntag Nachmittags angekommen, an welcher ich zwischen Küche und Sofa, Badewanne oder doch beim Packen der Sporttasche schwebte und so viele Grashalme sich mir zu ergreifen boten, doch nicht entschlossen war, welchen ich greifen sollte. 

Unentschlossenheit – nicht meiner Entscheidungen gegenüber, sondern am Fuße des Berges meiner Aufgaben. Termine, To-Do Listen – teilweise mit Bleistift, manche mit Kulli im Notizbuch. Verstreut durch meine Handtasche, meine Wohnung und letztlich meinen Tagesablauf. Und noch während ich nun versuche mit aller Kraft durchzugreifen und abzuwägen, welche der vielen Aufgaben nun mein Zeitmanagement positiv beeinflussen könnten, mich schneller nach vorne bringen und ich beinahe mit dem Gefühl einer grundlegenden Struktur durchatmen kann, so blinken am untersten Bildschirm meines Laptops wieder schlagartig neue Mails auf und lassen mich auch gefühlt weiterhin im Kreis drehen.

Und dann waren 3 Stunden vergangen, in denen ich zwischen Postfächern, Playlists und Sprachnachrichten schier umherirrte ohne jetzt, als die Sonne über Hamburg entgültig verschwunden war, noch immer nicht genau messen oder begreifen konnte, was ich eigentlich geschafft habe. 

Diese Momente und Phasen stressen mich. Sie geben mir das Gefühl, dass ich trotz dem vielen Machen und Tun noch immer auf der gleichen Stelle trete. Die gleiche wie gestern Morgen, wie vor 3 Tagen. Dabei habe ich mir dieses teils unangenehme Gefühl selbst zuzuweisen. Durch das eigen Herangehen und Zusammenspiel von Gedanken und Handeln, welches in meinen Händen liegt.

Wie arbeite ich trotz Mail-Fluten und wild niedergekritzelten To-Do Listen dennoch entspannt und folglich mit einem Blick für das Geschaffte?

1.Mit Konzentration beginnen

und zwar mit Meditation. Nicht gleich beim ersten morgendlichen Atemzug in das Chaos stürzen, sondern beispielsweise 15 Minuten eher aufstehen, sich ein ruhiges Plätzchen suchen und während der Tee zieht oder Kaffee abkühlt für 5 Minuten ruhig sein. Auf die Atmung konzentrieren und den Fokus auf die Vorgänge im Körper setzen. Eine solche kurze Meditation wirkt sich für den Rest des Tages doppelt aus mit mehr Aufmerksamkeit und Produktivität.

2.Bei einer Sache bleiben

Einmal bei der Arbeit, so tauchen in Windeseile immer wieder Dinge auf, die uns von dem Eigentlichen ablenken. Das Telefon klingelt oder eine Textnachricht blinkt auf dem Handy auf. Oftmals automatisch schalten wir in einen Multitasking Modus und versuchen alles gleichzeitig zu bedienen. Schnell denkt man, man arbeitet unentwegt und viel, schließlich jongliert man mit all´ den Aufgaben gleichzeitig. doch genau das führt dich letztlich dazu, Aufgaben nur halbherzig und nicht tiefgründig zu machen.

Lösung: Richte deine volle Aufmerksamkeit auf genau diese eine Sache, die du erledigen wolltest.

3.Feste E-Mail Zeiten

Auch ich gehöre zu der Sorte, die jegliche eingehende Mails sofort als aufblinkende Meldung auf dem Handydisplay sieht. Ich werde mir nun gleich die Einstellungen meines Mailprogramme vornehmen, denn noch während man beispielsweise erwacht und dann die unzähligen neuen Informationen aus dem Mails entziffert, verschwindet die so frische Kreativität und Ideenreichtum noch bevor der Tag so richtig starten konnte.

Lösung: E-Mail Termine innerhalb festgelegter Zeitfenster über den Tag verteilt. Eines am Vormittag, das Zweite am Nachmittag. 

4.Ein klares Ziel

Der Knackpunkt in der Setzung eines klaren Ziels ist die Art der Formulierung. Ungünstig formuliert, sorgen (Tages)Ziele im Unterbewusstsein für noch mehr Stress. 

Schlechte Formulierung: Ich darf meine Mails nicht mehr so häufig checken

Gute Formulierung: Ich werde nun mehr Gedankentürme für Kreativität und neue Impulse nutzen, indem ich meinen Mails festgelegte, gesonderte Aufmerksamkeitsfenster zuteile.

Eine solche „Umformulierung“ hilft das eigene Unterbewusstsein in der „richtigen Spur“ zu halten.

5.Regelmäßige Pausen

Deutlich produktiver ist man, wenn man inmitten der Aufgaben regelmäßige Pausen einbaut. Das könnte so aussehen, dass du bevor du einen Anruf annimmst zunächst einmal kurz durchatmest. Oder zwischen dem Wechsel von einer zur nächsten Aufgabe ein Glas Wasser trinkst und kurz die Augen schließt. 

Durch diese Pausen entstehen im Gehirn neue Verbindungen, was wiederum dazu führt, dass du dich leichter konzentrieren kannst.

6.Blockaden/Probleme behandeln

Immer wieder und wieder über einer Lösung zu grübeln führt oftmals nicht zum gewünschten Erfolg. Versuche einmal das Problem mit einer konkret gestellten Frage zu umschreiben: Wer kann mir hierbei am besten helfen? Wie könnte ich die Mail bestmöglich zu Beginn formulieren? Durch das Verbinden des Problems mit einer Frage erscheint dieses in deinem Unterbewusstsein wie eine Frage, die dann als „Köder“ dient. Lasse dein Unterbewusstsein nun daran arbeiten diesen Köder zu fangen, während du bis dahin unbeschwert einer anderen Aufgabe nachgehst.

7.Fahrtzeiten nutzen

Hat man die Arbeit oder das Büro erst mal verlassen, stürzt man sich nicht nur in den Verkehr oder die lauten U-Bahn Schächte, sondern oftmals auch gedanklich wieder direkt in das, was zu Hause alles noch wartet. Anstatt sich über das Stehen in der Bahn zu ärgern oder den Stau, nutze deine Fahrtzeit für einige Momente der Achtsamkeit.

Lösung: Schalte dein Handy auf den Flugmodus und konzentriere dich zu 100% auf deine Art des Autofahrens, auf die Geräusche in der Bahn oder die haptischen Gefühle während dem Auto-/Radfahren. Aufkommende Gedanken loszulassen und in diesem Moment zu leben kann man üben. Es ist wichtig, denn es hilft dir nach einem langen Tag einen klaren, entspannteren Übergang zu erschaffen zwischen Arbeitsalltag und deinem wohlverdienten Privatleben. 

 

Buchtipp: Gelassen arbeiten: wie Achtsamkeit den Berufsalltag erleichtert

Video Tipp: Voller Energie arbeiten, Mini Meditation

Weil es auch mir sehr schwer fällt Ruhe für Mediation zu finden und damit so richtig zu beginnen, habe ich mir einige Videos von Sebastian Illig angesehen und festgestellt, dass seine Erklärungen und Herangehensweisen mir sehr helfen. Geht es dir wie mir? Dann schaue dir einmal das oben verlinkte Video an.

PS: Meine Email Benachrichtigung habe ich nun auf meinem Handy ausgestellt. In meinem Kalender stehen nun für die kommende Woche feste Email Zeiten und ich bin gespannt, wie sich 15 Minuten eher aufstehen, erneute Versuche von Mediation und die neue Herangehensweise an Aufgaben sich auswirken werden.

 

5 Replies to “Entspanntes Arbeiten – trotz vollgepackter To-Do Liste”

  1. Guten Morgen Karolin!

    Das Zeitmanagement ist so eine Sache bei mir, ich habe bereits viel darüber gelesen. Ich muss zugeben, dass es zur Zeit nur an einem von sieben Tagen zu 100 % klappt. Also nehme ich mir zu viel vor, was ich verbessern werde. Meine Empfehlungen sind hier der Podcast von Benjamin Floer und Fitmedmary hatte mal einen tollen Newsletter dazu, den leite ich gerne an dich weiter. Die Meditation am Morgen hört sich sehr sinnvoll an, nach dem Badbesuch gehe ich meistens schon ans Handy (Instagram und E-Mails) und plötzlich sind wieder 40 Minuten vergangen – was eine verschwendete Zeit! Also habe ich mir vorgenommen erst nach 8 Uhr an meine Apps (Ausnahme Whatsapp) zu gehen. Bisher klappt es sehr gut 🙂 Feste Emailzeiten möchte ich mir auch einführen, man muss schließlich nicht den ganzen Tag erreichbar sein. Alles liebe, Alicia

    1. Liebe Alicia

      ich danke dir sehr für deine Empfehlungen zu den Podcasts da werde ich auf jeden Fall mal reinhören. Vielleicht magst du mir diese auch weiterleiten an meine Mail? contact@karolinsmoment.com darüber würde ich ich sehr freuen.

      Ich wünsche dir und deiner Familie noch ein paar ganz wundervolle Weihnachtstage und schicke dir herzliche Grüße

      Karolin

  2. Wow Karolin, ich kann mir das nicht erklären, aber jedes Mal, wenn ich in Insta oder auf deinem Blog Texte von dir lese, erkenne ich mich in jedem zweiten Wort selbst wieder. Ich habe das Gefühl, dass wir recht ähnlich denken! Ich wollte dir einfach mal danken dafür, dass du mir das Gefühl gibst nicht alleine zu sein und hilfst mit manchen Problemen zurecht zu kommen. Ich verliere mich so oft im Planen und stagniere, weil ich mich nicht entscheiden kann. Ich werde deine Tipps auf jeden Fall umsetzen.

    Liebste Grüße aus Würzburg!

    Jasmin🌸

    1. Liebe Jasmin,

      Nun komme ich endlich dazu deinen Kommentar zu beantworten und ich freue mich unheimlich über deine langen und herzlichen Zeilen. Es freut mich unheimlich, dass ich dich mit meinen Worten erreiche und dir so etwas Unsichtbares wieder zurückgeben kann.

      Hab eine schöne Weihnachtszeit und ganz liebe Grüße

      Deine Karolin

  3. Hallo liebe Karolin!
    Ich lese schon länger begeistert deine Beiträge und finde mich oftmals in Deinen Einträgen wieder. Du beschreibst Situationen sehr anschaulich und authentisch und gibst zudem hilfreiche und einfache Tipps, die sich gut in den Alltag integrieren lassen! Auch ich habe von den Tipps schon profitiert und freue mich immer wieder über neue Artikel!
    Ich wünsche dir nun besinnliche Feiertage mit deinen Liebsten und etwas Ruhe für dich 🙂
    Ganz liebe Grüße, Carla

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